Con la llegada de la pandemia del COVID-19 sin lugar a dudas las experiencias de facilitación han tenido un giro de 180 grados. La virtualidad llegó para quedarse y con ello hemos cambiado la forma en cómo diseñamos y ejecutamos una facilitación.
Cuando vamos a vivir una experiencia de facilitación debemos tener presente: Preparar el espacio, definir el objetivo, estructurar la agenda y preparar todos los recursos que sean necesarios, pero hay otras cosas que muy rara vez les prestamos atención y son aquellos comportamientos, eventos y actitudes que aunque pueden parecer insignificantes están ahí y pueden jugarnos una mala pasada si no los colocamos bajo control. Hablamos de algunos distractores, los nervios, la ansiedad, el estrés que hoy en la virtualidad vivimos de una manera diferente en comparación cuando desarrollamos estos espacios de forma presencial. Pues bien, queremos compartirles algunas de las experiencias, comportamientos y emociones que hemos vivido como facilitadores y alguna que otra recomendación que nos ayude a vivir estos espacios de una manera mucho más segura y confiable y que nos permita propiciar ese contacto personal a pesar de la virtualidad.
¿A cuántos de los lectores no les ha pasado que llegan a un espacio en el que se espera un trabajo colaborativo ya sea para resolver un problema, diseñar algún plan de acción o tomar alguna decisión y todos los asistentes están con su cámara apagada y muy pocas veces es el facilitador del espacio quien la enciende?
Creo que muchos de nosotros levantarán su mano, ¿verdad?. Es como si existiera una resistencia a presentar nuestro rostro al público, ¿acaso en la presencialidad no debíamos presentar nuestro rostro e incluso nuestro cuerpo y emociones? Cuando esto sucede, los que estamos ejerciendo el rol de facilitador desconocemos qué sucede al otro lado y nos preguntamos: ¿Estarán todos conectados con el espacio? ¿Estarán atentos al espacio? ¿Estarán entendiendo el objetivo y la dinámica del espacio? Y empiezan a aparecer ciertos temores y comportamientos que nos pueden llevar incluso a dudar de nosotros mismos y de nuestras capacidades.
¿Cuántos de nosotros a veces no somos conscientes de nuestros gestos o actitudes cuando estamos viviendo una experiencia de facilitación?
No tenemos contacto visual con nuestro público porque tenemos la cámara ubicada en otra posición, empezamos a mover nuestra cara de un lado para el otro, realizamos movimientos involuntarios con nuestras manos, nuestro cabello o incluso con nuestros ojos que pueden llegar a distraer. Y precisamente no somos conscientes porque quiénes notan estos movimientos es nuestro público y solo hasta que recibimos una retroalimentación de alguno de los espectadores lo hacemos consciente.
¿A cuántos no les sucede que justo en medio de un espacio de facilitación aparece nuestra mascota pasando justo en frente de la pantalla pidiendo jugar o haciendo ruido?
¿A cuántos no les sucede que aparecen nuestros hijos, nuestros padres o cualquier otra persona solicitando algo justo en medio de un espacio de facilitación?
Esto nos puede distraer ¿verdad? Haciendo que perdamos el hilo conductor que llevamos, haciendo que perdamos por unos instantes el foco y concentración en las diferentes intervenciones o interacciones que tengamos durante el espacio.
Y aunque vivir una experiencia de facilitación virtual sea un poco diferente a vivir una experiencia presencial, seguimos sintiendo un poco de nervios, ansiedad y estrés minutos antes de encontrarnos con nuestro público. Tal vez los niveles en que se encuentren estas emociones no sean los mismos en comparación con un espacio presencial, pero están ahí y como tal también debemos hacernos cargo de ellos para brindar la mayor seguridad y confianza para todos nuestros interlocutores.
Seguro se nos pueden estar pasando muchos otros eventos, comportamientos y actitudes cuando facilitamos de forma virtual, hablamos de lo que puede estar reflejando nuestra presentación personal, hablamos de facilitar en espacios ruidosos y tal vez un poco desordenados, hablamos de manejar nuestro tono de voz cuando hablamos por micrófono, hablamos de nuestras muletillas que pueden existir estemos o no de manera presencial, y que si bien podemos vivir estos comportamientos y actitudes de manera diferente en la virtualidad, también debemos ponerlos bajo control.
Y bueno, ¿cómo nos hacemos cargo de éstas situaciones y comportamientos? ¿qué podemos hacer?
Ante un público que no enciende su cámara, no participa activamente de las actividades, desconocemos que está sucediendo al otro lado:
- Como facilitador, mantén tu cámara encendida durante todo el espacio y contacto visual con el público (como si los estuvieras mirando).
- Para dar apertura al espacio, realizar una actividad con el público que invite a generar conexiones y a romper el hielo. Herramientas: Ice breakers o preguntas poderosas (si es con cámara activada mucho mejor)
- Establecer como parte de los acuerdos: Activa tu cámara cuando vayas a realizar una pregunta o comentario.
- Durante todo el espacio ten a la mano preguntas o actividades que inviten al público a chequear cómo vamos con el desarrollo del objetivo. Herramientas: Preguntas poderosas o encuestas en Menti. Esto permitirá hacernos una idea de si el público está conectado con el espacio.
Ante posibles comportamientos y actitudes de los que no somos conscientes cuando facilitamos:
- Solicitar retroalimentación a nuestro público sobre cómo estuvo el espacio. ¿Qué le mejorarían?.
- Solicitar el acompañamiento de un compañero para que actúe como observador de la facilitación y nos comparta sus percepciones y oportunidades de mejora (se sugiere un compañero con el que nos sintamos tranquilos y seguros de que nos compartirá sus comentarios asertivamente). ¿Cómo lo hicimos? ¿Qué comportamiento o actitudes extrañas detectaste? ¿Qué muletillas usamos?
Ante las distracciones (mascotas, hijos, padres, entre otros) y todo lo relacionado con la ambientación:
- Prepara y habla con tus seres queridos sobre el momento que vas a vivir, pídeles respetar el tiempo en el que estarás ejecutando el espacio para que no hagan ninguna interrupción (a no ser que sea un caso extremo).
- Reserva un lugar silencioso, adecuado, limpio y con mucha luz (no se vale facilitar desde la cama)
Ante posibles sentimientos de ansiedad, nervios y estrés, antes y durante la facilitación:
- Minutos antes del espacio, prepárate para el espacio (respira, revisa tus notas, revisa la presentación y las actividades que se realizarán).
- Acompaña tus espacios con agua, café o té.
- Revisa que todo el material y los recursos estén listos y disponibles para ser compartidos con el público (chequear tu señal de Internet, chequear tu micrófono, chequear que las herramientas virtuales estén funcionando y que tengan todos los permisos necesarios para que todos las puedan utilizar)
- Maneja siempre un respaldo en tu computadora de las presentaciones o actividades que vayas a realizar, en caso de tener inconvenientes con la red, optimizar el recurso de la red y abrir dichos insumos desde la computadora.
- Se sugiere contar con un minutograma de la sesión, que permita tener registrar minuto a minuto todas las actividades que se realizarán, cuánto tiempo tomará cada actividad y quien es el responsable de la actividad (en caso que de estés co-facilitando el espacio con otra persona).
Con respecto a la presentación personal:
- Sin duda alguna, empieza el día con una buena higiene personal, te hará sentir con una mayor energía
- Arregla tu cabello, cepilla tus dientes, mantén una buena presentación de tus manos y uñas y utiliza prendas de vestir adecuadas para el espacio. Evita la ropa llamativa.
- Claro que puedes utilizar tus medias, tennis o pantuflas favoritas. ¡Ante todo la comodidad!
- Aliméntate bien antes del espacio de facilitación, para tener energía y buena disposición.
Estos son algunos tips que nos han funcionado y los invitamos a ponerlos en práctica y que nos compartan que otras recomendaciones podemos compartir, y que a pesar de que haya tanta resistencia con el tema de encender la cámara durante un espacio de trabajo, no dejar de insistir y persistir, ¡pon tu el ejemplo!,si llegamos a una o dos personas, es un primer triunfo.
