Durante este tiempo que he venido apoyando como Scrum Master el proceso de transformación ágil en una de las organizaciones más grandes de Colombia, me he encontrado con un reto que no ha sido fácil superar.
Es claro que un proceso de transformación no solo implica la adopción de un marco (como Scrum), sino también todo un proceso de cambio cultural que le permita a la organización paso a paso inspeccionar, experimentar y adaptarse a nuevas prácticas con un único fin, generarle valor a los clientes.
En ese proceso de transformación me he encontrado que la dupla burocracia y equipos no es sostenible en el tiempo, es necesario romper esos paradigmas que aún existen en algunas organizaciones en donde el poder de mando y el nivel jerárquico es más fuerte que la iniciativa de generar espacios de colaboración y confianza, más aún cuando estamos construyendo un camino que nos permita mejorar y entregar de manera continua productos extraordinarios a los clientes.
Aún me cuesta creer que he escuchado frases como:
“Me pidieron no hablar con tal persona…”
“Me pidieron no alertar y levantar la mano tan pronto…”
“Me pidieron que no hablara en la reunión…”
Recordemos que algunos de los principios ágiles hacen referencia a trabajar de manera colaborativa y comunicar a través de las conversaciones cara a cara en entornos seguros y confiables, pero esto solo se logra si la organización está dispuesta a empoderar a los equipos para que tomen las mejores decisiones y creen las mejores soluciones.
Lograr estas relaciones de confianza no es una tarea que se hace de la noche a la mañana, es una ruta, un camino que como organización se deberá recorrer paso a paso y en donde los altos ejecutivos deberán jugar un papel muy importante, pues son ellos los primeros en ser llamados a hacer el “switch” y ser conscientes de que necesitan escuchar, confiar, empoderar, trabajar en equipo y de forma colaborativa, que necesitan dejar a un lado ese “poder” y transformarse en esos líderes que estén al servicio de los equipos para lograr los objetivos estratégicos de la organización y crear ambientes de trabajo donde la motivación sea un factor clave y diferencial para las personas que trabajan en ella.
¿Qué hemos hecho?
Pues bien, en esta organización hemos planteado varios experimentos, veamos algunos de ellos.
Generar espacios periódicos de conversación entre equipos y Sponsors
Ha sido una práctica que hemos venido implementando con los equipos de trabajo y que hasta el momento nos ha funcionado (hay ocasiones en que no se dan los espacios, pero hacemos lo posible para que se den). No solo ha sido un espacio para hablar del proyecto, también se ha convertido en un espacio para conocer a las personas y compartir algún snack que nos permita bajar las tensiones y establecer las conversaciones cara a cara y en un ambiente familiar, siendo sinceros y transparentes con la información que brindamos, dejando a un lado la típica presentación con el estado del proyecto, los correos y las reuniones telefónicas (aunque estas aún no las hemos podido eliminar, esperamos llegar a ese ideal).
Esto ha permitido que empecemos a crear esas relaciones de confianza que necesitamos entre los equipos y los altos directivos.
Coaching a los equipos de trabajo para desarrollar coraje
Entiéndase como coraje la capacidad que tienen o desarrollan las personas para afrontar una situación difícil.
Cuando se conforman los equipos es común que varias de las personas dentro del mismo equipo no se conozcan y poco o nada sepan cuáles son los altos directivos con quienes deben interactuar.
Cuando los proyectos van bien, es más fácil llegar a estos espacios y hablar con tranquilidad del proyecto, pero cuando las cosas no van tan bien, estos espacios son estresantes, generan ansiedad y temor en los equipos para brindar malas noticias.
Hablar con los equipos, escuchar sus temores, prepararnos con anticipación, establecer acuerdos para que no sean siempre las mismas personas que hablen y recordar algunos de los principios ágiles han sido algunas de las estrategias que hemos utilizado en este camino de transformación y aprendizaje.
Seré sincera, no ha sido nada fácil, desarrollar en las personas estas habilidades blandas no es una tarea que se logre de la noche a la mañana, es un tema que los equipos van adquiriendo en la medida en que evolucionan y crecen como equipo, creando y generando aquellas interrelaciones que son necesarias no solo para comunicarse, sino también para crear esas relaciones de confianza que necesitamos como personas, equipo y como organización.
Actividades por fuera de la oficina
Una salida a almorzar, a practicar algún deporte, a compartir algún refresco por fuera de la oficina son otras estrategias que nos ha permitido crear y fortalecer esos lazos de confianza que necesitamos desarrollar en los equipos de trabajo. No solo se ha convertido en una oportunidad para hablar del trabajo por fuera de la oficina sino también en una oportunidad para crear nuevas amistades y conocer un poco más a las personas con las que estaremos interactuando la mayor parte de nuestro tiempo y en las que de una u otra forma necesitaremos confiar para llevar a cabo nuestro trabajo.
Para concluir, no estoy diciendo que será un camino fácil, encontraremos algunos obstáculos que será necesario superar y nada más efectivo para ello que generar espacios de confianza, transparencia y comunicación en donde los equipos se sientan seguros para expresar sus ideas, sus decisiones y sugerencias.
Será un reto muy interesante transformar una organización para que sea más horizontal y donde lo más importante no sea el nivel jerárquico, sino abrir espacios para cooperar, escuchar, reflexionar y tomar acciones que contribuyan a lograr los resultados de la compañía.
